一般的记账凭证在业务处理中是按时间顺序排列的,这就需要在装订以前按类别先行分 类,再对同类别中的记账凭证按照时间顺序排序,这样的处理便于日后的对账与查阅。
会计凭证装订的要求是既要美观大方又要便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数 及每册的厚度。一般来说,一本凭证,厚度以1.5厘米至2.0厘米为宜,太厚了不便于翻阅核 查,太薄时可用纸折一些三角形纸条,均匀地垫在此处,以保证它的厚度与凭证中间的厚度 一致。
分类整理好成一册的记账凭证后,就可以进行装订了。会计常用的装订工具有:打孔机、 线绳、引线的大针、长的凭证夹,装订的步骤如下:
(1)用长的凭证夹将凭证的上下两边紧紧地夹住,留出左边的位置,有些会计人员采用线 绳捆绑来保证凭证的整齐,这也是需要一定的技巧的。
(2)夹好后的凭证用打孔机在左边均匀地打三个洞,注意不要太靠下,以便折叠起的原始 凭证好查阅,再用大计引线绳穿过去,如果不太通还可以用锥子通一下。
(3)用针牵着线依次经过三个眼,最后两头在背面打结,要使接头尽量小,以避免贴好封 面后有突起。
(4)在装订好的凭证册的正面,贴本册凭证的科目汇总表。
贴封皮,封面纸用上好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证。在封面上, 应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始 凭证张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章。图3-7所示为会计凭证的装订用封皮。
注意:在封面上填写好编号后,可在凭证的侧面再进行一下标注,写明x x年x x月转 (收、付)字第x本,以便日后调阅。
对各种重要的原始单据以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。还有一种装订会计凭证的方法 是角订法,装订起来简单易行。它的具体操作步骤如下:
1.封面和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸(可以再找一张 凭证封皮,裁下一半用,另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角,做护角线。
2.凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形,用夹子夹住,用装订机在底线上分布 均匀地打两个眼儿。
3.大针引线绳穿过两个眼儿,在凭证的背面打结。
4.将护角向左上侧折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水。
向上折叠,并将侧面和背面的线绳扣粘死。