应付账款是指因购买材料、商品或接受劳务供应等而发生的债务，这是买卖双方在购销活 动中由于取得物资与支付贷款在时间上不一致而产生的负债。
1.应付账款的入账时间
应付账款的入账时间应以与所购买物资所有权有关的风险和报酬已经转移或劳务已经接 受为标志。但在实际工作中应视情况不同区别处理。
A.在物资和发票账单同时到达的情况下，应付账款一般待物资验收入库后，才按发票账 单登记入账。这主要是为了确认所购入的物资是否在质量、数量和品种上都与合同上订明的 条件相符以免因先入账而在验收入库时发现购入物资错、漏、破损等问题再行调账。
B.在物资和发票账单未同时到达的情况下，由于应付账款需根据发票账单登记入账。有 时货物已到，发票账单要间隔较长时间才能到达，由于这笔负债已经成立，应作为一项负债反 映。为在资产负债表上客观反映企业所拥有的资产和承担的债务，在实际工作中采用在月份 终了，将所购物资和应付债务估计入账，待下月初再用红字予以冲回的办法。因购买商品等而 产生的应付账款，应设置“应付账款”科目进行核算，用以反映这部分负债的价值。应付账 款一般按应付金额入账，而不按到期应付金额的现值入账。如果购入的资产在形成一笔应付 账款时是带有现金折扣的，应付账款入账金额的确定按发票上记载的应付金额的总值（即不扣 除折扣）记账。在这种方法下。应按发票上记载的全部应付金额，借记有关科目，贷记“应付 账款”科目；获得的现金折扣冲减财务费用。
2.应付账款的对账
在对账前，财务部门会计对供应商提供的对账资料应进行初步审核，不满足条件的对账 资料应要求供应商补充完善。首先审核对账手续，是否经过有权人士的签批，其审核内容如 下。
A.对于只提供余额无明细账目的对账资料，不予对账。供应商必须提供最后一次对账以 来的全部账目资料；以前从未进行过对账的，必须提供自双方开始业务往来以后的所有账目 资料。对于对方因财务决算审计发函要求核对账面余额的，同样应按照上述原则办理。
B.对于供应商直接依据其销售部门往来资料而非财务部门账目提供对账资料的，不予对 账。双方核对的账目主要应是财务账目，供应商销售部门账目可能与其财务部门账目不符， 对账基数存在问题，会给以后的双方清算带来不必要的麻烦，因为最后清算以双方财务账目 为准。
C.对于多年无业务往来的供应商前来对账，即使经过企业有权人士签批，供应商的对账 资料也必须加盖供应商公章（或财务专用章），或者提供加盖公章的介绍信，否则不予对账。
D.对于对账手续和账目资料齐全的供应商，应及时对账并出具对账单。
E.有些供应商属于小企业或个体工商户，账目资料并不齐全，很可能缺失以前年度的账 目资料，应分情况进行处理。
6.如果今后双方继续合作，那么应就现有资料出具“有保留意见的对账单”，至少对账 目齐全的年度不拖拉造成历史遗留问题。有保留意见的对账单是指在对账单上加一个说明 段，说明双方对账由于供应商提供账目不全的原因，只就某年某月以来的账目资料进行对 账，以前年度的账目并未核对，暂时以某余额为准出具对账单，采购企业保留根据证据进一 步调整账目的权利。
7.如果供应商账目不全而双方余额又不符的，这时供应商通常会同意暂时以双方较小的 余额为准出具对账单，如果采购企业余额较小，就不必调整应付账款账面余额；如果供应商 余额较小，采购企业就要调低应付账款账面余额，凭对账单确认（债务重组）收益，这时必须 由供应商在对账单上签字并同时加盖公章。
F.对于发票丢失又无法确认是采购企业责任的，采购企业不能在对账单上确认该项债
务，应要求供应商调减该债权。
A.采购企业财务部门如果采用手工账记账的，最难查找的就是串户错误。对方入账，我 方账面上没有入账，很可能是下错户，但是从手工账上查串户，非常困难，而使用财务软件 的，在财务软件上查找串户就非常容易，主要是查有无该金额的发生额。
B.为方便对账，应要求供应商下次对账时携带本次的对账单或其复印件。
应付账款的会计处理与应付票据类似，为了便于理解，我们举例来说明应付账款的账务 处理过程。
例 11.3
1.2011年6月15日时，凯瑞公司从H商贸企业购入生铁一批，价款为200 000元，增 值税为34000元，材料已验收入库，价税款在6月时未支付。则6月时的会计处理如下。
借：原材料——生铁200 000
应交税金?应交增值税——进项税额34 000
贷:应付账款?H商贸企业234 000
2.2011年7月10日时，凯瑞公司通过银行转账支付了全部价税款，则其会计处理如下。 借：应付账款?H商贸企业234 000
贷：银行存款——工行基本户234 000
在实际会计工作中，还可能出现债务重组性质的少付应付账款的情况，为了便于理解， 我们也来举例来说明。
例 11.4
凯瑞公司因业务往来欠北新公司货款56 000元，由于凯瑞公司发生临时财务困难，无法 按合同规定日期偿还该笔债务，经双方协商，北新公司同意减免凯瑞公司8000元债务，余款 用现金立即偿付。对于该笔业务，凯瑞公司应做的账务处理如下。
借：应付账款——北新公司56 000
贷：银行存款——工行基本户56 000
营业外收入——债务重组利得8000
在会计实务中，通常都是例11.3那样简单直接的付款业务，偶然也会涉及类似例11.4 一 样的债务重组应付账款，以及以非现金资产清偿债务、以债务转为资本等应付账款付款情 况，需要会计人员区分情况分别处理。
