上海佳因装饰公司行政部使用定额备用金制度，金额为1500元。2012年8月15日用现金 购买办公用品800元，其备用金只剩下700元，拿着发票凭据到财务科报销，出纳员补给现金 800元，这样行政部的备用金又达到了 1500元。其中编制的现金付款会计分录如下。
借：管理费用1500
贷：库存现金1500
如果8月15日维修科购买零配件实际支付了 1600元，由经办人员垫付现金100元，则8 月16日报销时，出纳员应付给的现金就是1600元，设计部备用金在支付给经办人员垫付款 100元后又恢复到1500元。
非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所 需备用金的数额填制借款凭证，向出纳员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务 部门报销，采用多退少补，一次结清的办法，若下次再用时则重新办理领借手续。报销时财 务部门编制凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科 目。对于实际支出额小于预借金额的则应编制现金收款凭证，收回多借的现金；对于实际支 出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。
上海佳因装饰公司对材料科采用非定额备用金制度，材料科为购买材料预借备用金2000 元，预借时，根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录如下。
借：其他应收款——备用金（材料科）2000 贷：库存现金2000
材料科购买材料1900元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金100元， 则应编制凭证一张，其会计分录如下。
借：管理费用 1900 库存现金 100 贷:其他应收款——备用金（行政科）2000 出纳员收回多借的未用现金100元。
如果材料科实际购买材料2200元，自己垫付了 200元，则在报销时编制凭证，其会计分 录如下。
借：管理费用 2200 贷：其他应收款——备用金（材料科）2000 库存现金200
出纳员付给材料现金200元，即退还材料科经办人员其垫付的现金200元。
